5 Labores de Oficina para que Funcione a la Perfección
Si has llegado a este post seguramente es porque estés aplicando a un trabajo de oficina y te preguntes cuáles son las tareas y labores que tendrás que llevar a cabo. Tenemos que decirte que esto va a depender mucho del tipo de actividad económica que tenga la empresa, y aunque sí existen ciertos puntos comunes, cada empresa tiene unas labores específicas a ser realizadas. Te ponemos ejemplos de labores en distintos tipos de oficina.
Labores de oficina de gestoría o administración
- Gestión de documentos y archivos. Juega un papel importante el almacenamiento de la documentación de forma adecuadas y la tramitación de dicha documentación con las entidades u organismos correspondientes.
- Coordinación de reuniones y eventos en los cuales se plasmen las estrategias a seguir para la consecución de determinados objetivos así como para resolver problemáticas actuales dentro de la empresa (mejoras de rendimiento y productividad, solución de proyectos etc).
- Gestión de correo electrónico y correspondencia para mantener una buena comunicación con los clientes así como con las entidades u organismos con los cuales se interactúe y se realice un intercambio de información.
- Atender llamadas telefónicas y proporcionar información. La atención telefónica es indispensable en toda oficina, ya que con ella se consigue mayor cercanía con el cliente que mediante la comunicación textual. Aún siendo una comunicación telemática, la atención telefónica especializada es un valor muy a tener en cuenta en toda empresa.
- Procesamiento de pagos y facturación, para mantener el flujo económico de la empresa en orden y regulado. Esta acción requiere conocimientos contables y una gran meticulosidad.
- Gestión de citas y agendas con clientes y proveedores. Llevar un calendario y una agenda ordenada ayudará a mantener el fujo de actividad de la empresa correctamente.
Labores en oficinas de servicios y gestiones financieros
- Análisis de estados financieros y reportes contables que reflejen la situación actual de una empresa, también pueden realizarse proyecciones económicas de la misma en base a mejoras en su cadena de producción y factores externos a la misma (modificaciones de leyes o procesos regulatorios, cambios en el marco competitivo, variaciones en la fiscalidad etc).
- Gestión de presupuestos de cara a inversiones o a distribuir el fujo de caja y la liquidez de una empresa de forma ponderada y mantenida en el tiempo.
- Procesamiento de transacciones bancarias y pagos, como en el punto anterior. Esto es común a todas las empresas y ayuda a mantener las finanzas de la empresa saludables y a detectar desviaciones económicas que requieran acciones concretas.
- Gestión de inversiones y carteras de clientes. Esta es una de las labores principales de toda asesoría contable. Gestionar bien una cartera de inversiones hará que los clientes presenten un alto grado de satisfacción y sigan confianza sus inversiones (o incluso incrementándolas).
- Atender preguntas y brindar asesoramiento financiero a los clientes. Las empresas que se dedican a las finanzas manejan datos muy complejos, que no son plenamente entendidos por los clientes (ya que requieren conocimientos económicos elevados). Atender correctamente a los clientes y explicarles de manera comprensible las dudas ayudará a mantener su confianza.
Labores en oficinas tecnológicas y de programación
- Desarrollo y mantenimiento de software y sistemas informáticos. Esta es la labor más importante que puede llevarse a cabo en una empresa tecnológica, ya que solventa la mayor parte de los problemas de software que puedan presentar las empresas contratantes. Esta labor es fundamental para que puedan continuar su actividad económica de forma correcta.
- Resolución de problemas técnicos y soporte a usuarios. Esta labor se presenta más de cara a usuarios particulares, los cuales pueden no tener los conocimientos necesarios para solucionar errores en el software de sus ordenadores.
- Implementación y mantenimiento de redes y sistemas de seguridad. Las labores relacionadas con los sistemas telemáticos y de seguridad están muy valoradas, ya que toda empresa necesita de un buen sistema de comunicaciones para ser productiva y de unos dispositivos de seguridad y control para evitar sustracciones d einformación u otro tipo de material.
- Análisis y diseño de soluciones tecnológicas de cara a proponer planes de mejora a empresas y animarlas para que inviertan en soluciones que sean capaces de impulsar su negocio al siguiente nivel. Esta labor es clave en el crecimiento de la facturación de la empresa.
- Investigación y desarrollo de nuevas tecnologías. Esta labor va de la mano del punto anterior. Tener un departamento de I+D+i en una agencia de programación es crucial apra poder afrontar nuevos retos y adaptarse a un mercado cada vez más complejo y con más competidores.
Labores en oficinas de gestión de recursos humanos (RRHH)
- Gestión de reclutamiento y selección de personal. Los activos humanos de una empresa son imprescindibles para aumentar la productividad de la misma, durante la fase de selección se establece un cribado entre la gente más capacitada para el puesto de trabajo.
- Administración de programas de gestión de candidatos a puestos de trabajo y generación de una base de datos segmentada de cara a futuras solicitudes de trabajadores.
- Gestión de conflictos laborales, negociaciones y relaciones sindicales.
- Desarrollo y implementación de políticas y programas de recursos humanos de cara a mejorar las condiciones laborales de los trabajadores y que a la vez repercuta positivamente en la productividad y facturación de la empresa.
- Capacitación y desarrollo de empleados, presentándoles programas de formación continua con la finalida de que puedan aplicar a nuevos puestos de trabajo e realizarse personalmente adquiriendo nuevas competencias y un mejor slaario.
Labores en la oficina de una agencia de marketing
Investigación y análisis de mercado: Los empleados en la oficina de una agencia de marketing pueden realizar investigaciones y análisis de mercado para identificar las tendencias y necesidades de los clientes y desarrollar estrategias de marketing efectivas.
Creación y desarrollo de campañas publicitarias: Una parte fundamental de la labor de una agencia de marketing es la creación y desarrollo de campañas publicitarias que sean atractivas y efectivas para el público objetivo.
Colaboración con otros departamentos: Los empleados en la oficina de una agencia de marketing pueden colaborar con departamentos de diseño, tecnología, publicidad y ventas para crear soluciones integradas y efectivas.
Gestión de relaciones con clientes: Mantener una buena relación con los clientes es fundamental para la agencia de marketing, por lo que los empleados pueden realizar tareas de atención al cliente, presentación de propuestas y seguimiento de proyectos.
Análisis y medición de resultados (KPI): Una parte importante del trabajo en una agencia de marketing es evaluar el éxito de las campañas y estrategias y hacer los ajustes necesarios. Los empleados pueden realizar análisis de datos, monitorear las métricas y presentar informes sobre el rendimiento.